Отслеживать изменения в законодательстве удаётся далеко не всегда и отсутствие необходимых и правильно оформленных корпоративных документов выявляется, обычно, в самый критический момент – при заключении крупного контракта, проверке соответствующих органов или при возникновении конфликта между собственниками.
Все действия собственников бизнеса должны быть закреплены в соответствующих документах. Закон обязывает фиксировать такие решения как:
• создание организации или регистрации,
• проведение ежегодных общих собраний участников,
• избрание генерального директора,
• смена видов деятельности,
• изменение названия, адреса места нахождения,
• принятие новой редакции или изменений устава,
• утверждение сделок с заинтересованностью или аффилированностью,
• утверждение годового отчёта, избрание ревизионной комиссии,
• прочие закреплённые уставом обязательства участников.
Участники вправе принимать и другие решения, но обязательным для них всех является документальное оформление.
Ошибка, допущенная в протоколе или решении или в проведении тех или иных юридически значимых действий, может привести к таким последствиям, как отказ в регистрации принятых изменений, признании договора незаключенным, привлечение к административной и уголовной ответственности должностных лиц, включая собственников, и другие потери, в том числе потери финансов и времени.